مزایا و معایب نوشتن RFP برای دوربین های امنیتی

این یک زمین بازی برابر را ارائه می دهد. شما می توانید RFP خود را به هر فروشنده ای که شرایط شما را دارد ارسال کنید و همه فروشندگان به همان اطلاعات دسترسی خواهند داشت. احتمالاً چندین پیشنهاد از فروشندگان رقیب دریافت خواهید کرد و فرصت انتخاب معقول ترین پیشنهاد را خواهید داشت.

نادیده گرفتن فرآیند درخواست پیشنهاد (RFP) و در نظر گرفتن یک راه حل ارگانیک تر می تواند به دلایل مختلفی انتخاب خوبی باشد. در حالی که به وضوح زمان زیادی را برای تشکیل یک پیشنهاد پیچیده حذف می کند، تعدادی استدلال دیگر برای اجتناب از فرآیند RFP به طور کلی وجود دارد:

بسیاری از فروشندگان خوب در فرآیند RFP شرکت نمی کنند. دلیل خوبی دارد، زیرا فرآیند RFP معمولاً هزاران پیشنهاد عمدتاً بی فایده را به همراه دارد. هدف از ارسال RFP یافتن بهترین فروشنده است، اما اگر ارائه‌دهنده خدمات در حال حاضر مورد تقاضا است، با مغازه‌هایی که به کار نیاز دارند مبارزه خواهید کرد – نه بهترین تیم‌ها.

خلاصه آن + مثال صنعت

روش دیگری که برای RFP استفاده می شود، روش است روش توصیفی. در حالی که این امر به خریدار کنترلی بر روی نوع تجهیزات نصب شده می دهد، اما به فروشنده امکان انعطاف بیشتری در انتخاب محصول می دهد. در حالی که این ممکن است رقابت را افزایش دهد و به نوبه خود هزینه ها را کاهش دهد، این روش بدون معایب نیست:

ارزیابی پیشنهادات می تواند بسیار پیچیده شود. از آنجایی که شما کنترل خلاقانه را به فروشندگان می سپارید، احتمالاً طیف گسترده ای از پیشنهادات مختلف را با محصولات، مشخصات، محدوده قیمت و پیشنهادهای مختلف دریافت خواهید کرد – که همه آنها را باید مرتب کنید و بهترین ها را انتخاب کنید. . اگر دانش فنی محدودی در مورد دوربین های امنیتی دارید، ممکن است توسط شرکتی که ارزان ترین سیستم را به شما ارائه می دهد فریب بخورید.

اجتناب از فرآیند RFP

بر معیارهای خاصی تمرکز می کند. مدیر پروژه امنیتی شما می تواند کمیته ارزیابی شرکت را هدایت کند تا بر اطلاعات خاصی که در پروپوزال ذکر شده است تمرکز کند. این تضمین می‌کند که کمیته تحت‌تاثیر اطلاعات خارجی که مدیر پروژه آن را مربوط به RFP نمی‌داند، قرار نمی‌گیرد و فروشندگان بر اساس معیارهای تعیین‌شده توسط مدیر پروژه مقایسه می‌شوند.

مشخصات اختصاصی رقابت را محدود می کند. از آنجایی که مشخصات دقیق، محصولات، و شاید حتی مدل #ها را درج کرده اید، تعداد محدودی فروشنده وجود دارند که می توانند درخواست دقیق شما را برآورده کنند – که رقابت را به شدت محدود می کند و تقریباً همیشه منجر به افزایش هزینه ها.

به عنوان مثال، اخیراً درخواست پیشنهادی 36 صفحه‌ای دریافت کردیم که شامل 64 دوربین و اجزای اضافی بود که می‌توانست برای شرکت ما کار بزرگی باشد. با این حال، در این پیشنهاد، آنها نه تنها محصولاتی را شامل می‌شوند که ما از آنها پشتیبانی نمی‌کنیم، بلکه متوجه نشدند که تقریباً فضای ذخیره‌سازی کافی را درخواست نکرده‌اند – یعنی سه هارد دیسک 4 ترابایتی برای دوربین‌های امنیتی 64 4K و وضوح 2K فضای ذخیره‌سازی کافی ندارند. این بدان معناست که اگر یک فروشنده در نهایت RFP خود را بپذیرد، شرکتی که این پیشنهاد را ارائه کرده است ممکن است زمانی که فضای ذخیره‌سازی آنها به سرعت تمام شود، خوش شانس نباشد.

امروز با یک کارشناس امنیتی مشورت کنید

RFP ها هرگز جزئیات کافی را شامل نمی شوند. در حالی که ممکن است یک سند 36 صفحه ای در مورد تجهیزات دقیق، مشخصات و نحوه نصب مورد نیاز شرکت خود نوشته باشید، هرگز جزئیات کافی برای ارائه اطلاعات عملی به یک فروشنده احتمالی ارائه نمی دهید. یک سند واحد هرگز قادر نخواهد بود دقیقاً آنچه را که تأسیسات شما نیاز دارد به طور مؤثر بیان کند و در نهایت با شرکت‌های امنیتی مختلف مشورت می‌کنید در حالی که سعی می‌کنید جزئیات دقیق را بررسی کنید – که در وهله اول با نوشتن یک نامه سعی داشتید از آن اجتناب کنید. RFP.

در پایان روز، نوشتن یک RFP می تواند منجر به اتلاف وقت بزرگ شود – و اگر با فروشندگانی که RFP شما را قبول می کنند دنبال کنید، ممکن است به شدت توسط انتخاب محصول خود محدود شوید یا بدتر از آن – کاملاً بدشانس اگر شما ارائه‌دهنده امنیت از کار خارج می‌شود یا تصمیم می‌گیرد برای محصولاتی که در RFP شما نصب شده‌اند پشتیبانی ارائه ندهد.

جوانب مثبت فرآیند RFP

بسیاری از خریداران فاقد دانش فنی برای تشکیل یک RFP توصیفی هستند. مگر اینکه با مارک های مختلف دوربین های امنیتی کار کرده باشید و خودتان آنها را نصب کرده باشید (و شاید برای دریافت برخی گواهینامه ها به مدرسه رفته باشید)، زمانی که نوبت به نوشتن شرح مفصلی از آنچه دقیقاً دارید، از عمق خود خارج خواهید شد. نیازهای تاسیسات از نظر امنیت و نظارت.

بسیاری از RFP ها از روش اختصاصیکه شامل توصیف خریدار می‌شود که دقیقاً چه چیزی را می‌خواهد بخرد، چگونه می‌خواهد آن را نصب کند، و شامل نام سازنده و شماره مدل می‌شود. این روش می تواند به خصوص خطرناک باشد زیرا مسئولیت کامل عملکرد تجهیزات را بر عهده خریدار می گذارد – که اغلب نسبت به فروشنده اطلاعات کمتری در مورد این محصولات دارد. برخی از معایب روش اختصاصی عبارتند از:

خودت باید تحقیق کنی. دوربین ها و محصولات امنیتی پیچیده هستند – و بسیاری از برندها از اصطلاحات گیج کننده استفاده می کنند تا به نظر برسند که سیستم هایشان بهتر از آنچه که تبلیغ می شود عمل می کند. این بدان معناست که حتی اگر تمام تحقیقات خود را انجام دهید و سیستمی را بیابید که به آن اطمینان کامل دارید، ممکن است همچنان محصولی را خریداری کنید که آنطور که تبلیغ می شود کارایی نداشته باشد.

در حالی که برخی از سازمان‌ها از فرآیند RFP استفاده می‌کنند تا دقیقاً محصولاتی را که تحقیق کرده‌اند و دست‌چین کرده‌اند بیابند، این محدودیت‌ها در مورد اینکه کدام فروشنده‌ها می‌توانند به شما کمک کنند، چه مدت از تجهیزات جدید شما پشتیبانی می‌شود، و تعدادی از معایب دیگر اگر به نوشتن یک RFP طولانی برای یک پروژه امنیتی فکر می کنید، در اینجا چند دلیل وجود دارد که چرا ممکن است وقت خود را تلف کنید.

شما به همان نتیجه ای خواهید رسید که با مشاوره با یک شرکت امنیتی بدون RFP اما زمان بیشتری را تلف می کنید. اگر شرکت شما از شما می خواهد که یک RFP ارسال کنید، روش عملکرد مناسب است. اما اگر این یک الزام نباشد، در نهایت زمان بیشتری را برای نوشتن و ارسال پیشنهادات تلف خواهید کرد تا زمانی که فقط در مورد شرکت‌های امنیتی مختلف تحقیق کرده و مستقیماً با آنها مشورت کرده باشید.

RFP های توصیفی می توانند زمان بر باشند. این روش به مدیر پروژه نیاز دارد تا مشخصات دقیق هر جزء را ارائه دهد، که به طور بالقوه می تواند باعث اتلاف وقت شود، زیرا فروشندگان قابل اعتمادی وجود دارند که می توانند آن نوع اطلاعات را بدون هزینه اضافی ارائه دهند (بسیاری از آنها مشاوره رایگان ارائه می دهند).

برای تماس مستقیم با Tony and Camera Security Now از طریق تلفن، با 513-813-4039 تماس بگیرید یا یک شماره را پر کنید فرم نقل قول آنلاین سریع و آسان.

یکی از تکنسین های ما به رهبری تونی دنیر در هر مرحله به شما کمک می کند. ما با ارائه یک نظرسنجی سایت رایگان به شما شروع می کنیم، که به ما کمک می کند بهترین راه حل ممکن را برای شما درک کنیم. در مرحله بعد، یکی از تکنسین های ما شما را راهنمایی می کند که چه نوع دوربینی برای کارخانه فولاد شما بهتر کار می کند.

اگر همه عوامل را در نظر بگیرید، فقط به این دلیل که یک شرکت پیشنهاد شما را می‌پذیرد، به این معنی نیست که آنها برای این کار مناسب هستند. در واقع، اغلب می تواند دقیقاً برعکس آن را معنی کند. با اجتناب کامل از فرآیند RFP، در زمان و هزینه صرفه جویی خواهید کرد و همچنین این فرصت را خواهید داشت که درک آگاهانه تری از شکل ظاهری پروژه پس از اتمام دریافت کنید – با توجه به اینکه از کانال های مناسب عبور می کنید و با فروشندگان قابل اعتماد مشورت می کنید.